Mantener al día el cobro de las facturas es un factor crítico para las empresas. Los retrasos en los pagos no solo incrementa las tareas asociadas a la gestión del cobro, también puede originar problemas en el flujo de caja e, incluso, en algunos casos afectar al devenir de la compañía.
Desde el inicio de la pandemia, los responsables de cobro han visto como el tiempo medio de pago se ha extendido en el 70% de las empresas privadas y en el 28% de las entidades públicas. El retraso en el pago de facturas repercute en la liquidez de las compañías. Dos de cada 3 sufre el impacto de las demoras en su cuenta de resultados y el 10% está en riesgo su solvencia.
Implementar procedimientos y soluciones que permitan llevar un control exhaustivo de los cobros y pagos optimiza los recursos destinados a tal fin, afianza las relaciones entre empresas y clientes y garantiza la salud económica de las empresas:
Digitalizar el proceso de cobro y pagos
Monitorizar y automatizar el cobro de facturas. Implementar soluciones que permiten desde una única interfaz conocer el estado de pagos y los cobros, ahorra tiempo, recursos y mejora la eficiencia. Los responsables de cobros tienen visibilidad del estatus de las facturas en tiempo real y pueden automatizar campañas de recobro a través del canal predilecto del cliente.
Disminuyen, por tanto, los tiempos destinados a la revisión de las facturas pendientes de cobro, el estado de las mismas y los procedimientos para recordar a los clientes que deben abonar la factura.
Facilitar el pago en el canal predilecto del cliente
La complejidad para pagar es la tercera causa del retraso en los pagos. Según el Estudio sobre el riesgo de crédito y los plazos de pago en España, el 16% de los clientes no abonan su factura por la complejidad del procedimiento de pago.
Ofrecer al cliente la posibilidad de abonar el pago cómo y cuándo lo desee, de forma fácil y sencilla, mejorará, por ende, el plazo medio de pago. Los canales digitales son una solución eficiente para agilizar el cobro de las facturas. El cliente puede elegir si prefiere pagar a través de teléfono, SMS o aplicaciones de mensajería.
Los pagos por voz pueden ser bidireccionales. Las empresas pueden dar al cliente la posibilidad de abonar su compra en la propia llamada o facilitar un teléfono para abonar los pagos recurrentes como en el caso de la luz o el agua. Mientras que, en el caso de las facturas vencidas, pueden programar una llamada automatizada. Un voicebot será el encargado de conversar con el cliente, solicitar los datos de la tarjeta y confirmar que la transacción se ha realizado con éxito.
Por su parte, en los cobros a través de SMS o aplicaciones de mensajería, el cliente recibirá un link de pago. Solo tendrá que hacer clic en el enlace que dirige a la pasarela de pagos e introducir los datos de su tarjeta para abonar el importe de la factura en pocos segundos.
Revisar los plazos de pago y fomentar el pago por anticipado
Si bien la ley española y europea trata de fomentar el plazo de pago antes de los 60 días, el objetivo principal de los responsables de cobro es disminuir los plazos.
Aunque depende del sector, en el e-commerce es fundamental incentivar el pago en el momento de la compra en detrimento de los pagos contra reembolso. Incrementar el número de canales de pago y aplicar una política de devoluciones sin coste será clave para fomentar los pagos al instante. Por su parte, las utilities pueden ofrecer descuentos por pagos anticipados a los clientes que cuenten con tarifas fijas de los servicios de agua, luz o teléfono y que abonen el pago de los próximos 6 meses, por ejemplo. Del mismo modo, pueden establecer pequeños recargos por retrasos en el pago de las facturas. No obstante, la empresa deberá limitar esta práctica para no perjudicar la relación con el cliente.
Actuar rápido, ser proactivo y flexible
La digitalización de los pagos y cobros es fundamental para actuar rápido y limitar al máximo posible las políticas de recargo que frustran al cliente.
Enviar recordatorios de pago pendientes en los canales de comunicación que utilizan los usuarios, incorporar códigos QR que dirigen a la pasarela de cobro e incentivar al pago en las comunicaciones tradicionales u ofrecer la asesoría que el cliente necesita para solventar sus dudas sobre los canales de pago o cargas imprevistas en la factura son algunas de las opciones para fomentar el abono de la factura pendiente y agilizar la comunicación.
Y es que establecer una relación fluida y cercana con el cliente, ayuda a entender sus necesidades. Sin sacar conclusiones precipitadas, adecuar las comunicaciones a sus circunstancias y aplicar la solución que beneficie a ambas partes.
